Как отправлять претензионное письмо. Заказная ценность

Многие разбирательства начинаются с того, что вам нужно отправить претензию обидчику по почте. Как правильно это сделать, чтобы в суде (в случае чего) вы смогли доказать факт отправки и факт получения вашей претензии - читайте далее.

Юристы и адвокаты советуют отправлять претензии, требования и другие документы своим обидчикам по почте заказным письмом с уведомлением. Когда уведомление возвращается вам обратно - это может послужить доказательством получения вашего письма. Вроде все верно.

Но давайте разберемся. Доказательством чего является вернувшееся уведомление?

На самом деле, это уведомление лишь доказывает, что вы отправили «что-то» корреспонденту, а он это «что-то» получил. И не более того. На деле получатель сможет заявить, что в письме содержалась открытка, или же конверт был и вовсе пуст. И вы не сможете никак доказать, что в конверте действительно лежала ваша претензия или ваше заявление.

Теоретически это может сыграть решающую роль в вашем деле, например, когда важна дата получения вашего письма или сам факт вручения претензии.

Что же делать для того, чтобы доказать, что в письме действительно содержался тот или иной документ?

Все очень просто. Отправляйте свои требования, заявления и прочие документы не заказным, а ценным письмом . И обязательно с уведомлением о вручении.

Дело в том, что ценное письмо предполагает составление описи вложения в это письмо в двух экземплярах. Один экземпляр помещается в конверт и уходит получателю, а второй экземпляр остается у вас. При этом работник почты сверяет содержимое отправления и опись и заверяет все это своей подписью и печатью.

Таким образом, у вас на руках остается подтверждение того, что же находилось в конверте на самом деле, заверенное подписью работника почты и печатью почтового отделения.

А когда вам вернется уведомление о вручении этого письма, вы сможете смело доказать, что ваш обидчик получил именно ваше заявление (или претензию) а не пустой конверт или поздравительную открытку. Приколите опись к уведомлению - полноценное и неоспоримое доказательство готово.

Инструкция к действию

Итак, отправляем, допустим, претензию о продаже некачественного товара.

Заполняем конверт как обычно - пишем адрес получателя, свой адрес. Ни в коем случае не запечатывайте конверт, т.к. сотрудник почты должен будет вложить туда опись при отправке.
На свободном месте конверта (обычно вверху) пишем «объявленная ценность десять руб. 00 коп.» (цифры - словами). Ценность в 10 рублей достаточна.
Идем на почту и берем два бланка «Описи вложения». Заполняем их. Там все предельно понятно - нужно написать «опись вложения в: ценное письмо с уведомл. ». Далее пишите адрес получателя, а внизу напишите содержание отправления. Нужно написать дословно что вы отправляете. Например, «Претензия о продаже товара ненадлежащего качества с требованием о возврате денег». Кол-во 1 штука, ценность 10 рублей. Обязательно пишите полностью. Это важно - именно эта опись будет доказывать что именно вы отправили.
Заполняете уведомление о вручении. Там тоже все просто и написано что и где писать.
Отдаете это все сотруднику почты. Сообщите, что хотите отправить ценное письмо с уведомлением о вручении. Обязательно заберите у него квитанцию и второй экземпляр описи с подписью и печатью.
Квитанцию и опись храните до получения уведомления о вручении. Затем все это скрепите вместе с уведомлением и доказательство готово.

Не для кого, наверное, не является тайной, что не все продавцы встречают с цветами в дверях потребителей, приходящих в магазин с целью передать претензию. Мало того, попадаются и совсем не хорошие работники торговли, которые всякими правдами и не правдами стараются уклониться от принятия требований покупателя. То у них, видите ли директора на месте нет, то претензии они принимают только в определенный день недели, то предлагают пройти в офис компании и так далее и тому подобное. И приходится бедному покупателю терять свое драгоценное время, обивая пороги магазина в течение нескольких дней.

Как же бороться с такими нехорошими продавцами?

Как так изловчиться и передать им претензию не потеряв при этом уйму времени и нервов?

Да очень просто. Закон позволяет потребителю отправить претензию по почте . Получается своего рода письменное доказательство, о котором, в принципе, говорится в ст. 63 ГПК РСФСР: "Письменными доказательствами являются … письма делового или личного характера, содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела. …"

В таком случае и вам, как покупателю меньше хлопот и продавец получает возможность ознакомиться с вашими требованиями.

Однако, отправить претензию по почте простым письмом было бы не правильно, потому что, либо письмо может не дойти, либо продавец может сделать умное лицо и заявить, что ни о каком письме никогда не слышал и тем более его не видел. Доказать обратного потребитель уже не сможет.

Поэтому отправлять претензию необходимо не простым письмом. Тогда, как определиться, каким же? А для этого давайте посмотрим, какие услуги оказывает Почта России в плане отправки писем:

письмо с уведомлением,
ценное письмо,
ценное письмо с описью вложения,
ценное письмо с описью вложения и уведомлением.

Письмо с уведомлением? Вроде подходит - и доставят по адресу и отказаться в получении продавец, потом не сможет потому, как роспись в уведомлении поставит. Подходит, да не совсем, потому что мы ведь помним, что имеем дело с нехорошим безответственным продавцом. А вдруг он потом возьмет и скажет, так, мол, и так - письмо получал, но в нем почему-то пустые бумажки лежали. Как быть в таком случае? Как доказывать, что чернила с листочков сами по себе не могли испариться?

Смотрим, как еще можно отправить претензию по почте.

Ценное письмо с описью вложения - это уже интересно. Но не совсем, потому что такой вид корреспонденции по адресу не доставляется, а ждет на почте пока адресат не придет и не заберет его. А с чего бы это вдруг нашему нехорошему продавцу идти его забирать, пусть лежит оно себе на почте. Вот и получается опять, что требований никаких продавец не получал и не имел возможности с ними ознакомиться.

Остается последний и самый правильный вариант отправки претензии по почте - ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении. В этом случае и продавец будет извещен о том, что он имеет возможность ознакомиться с требованиями покупателя и документ, удостоверяющий, что именно было в письме, останется на руках у покупателя.

Осталось только описать процесс отправки письма с описью вложения и уведомления. А делается это следующим образом.

Первое, что нужно сделать - это, конечно же, подготовить два экземпляра претензии с вашими требованиями и взять их с собой на почту, не запечатывая в конверт.
Для того чтобы отправить ценное письмо с описью вложения необходим специальный бланк Ф-107, который можно взять непосредственно в почтовом отделении. Заполняется данный бланк, как правило, там же.
В бланке описи вложения Ф-107 указываем: почтовый индекс и адрес получателя, имя (название организации), перечень прилагаемых документов. В графе «объявленная ценность» можно поставить любую сумму или прочерк.
Далее отправитель ставит свою подпись на каждом бланке описи и передает их работнику почты, который проверяет соответствие описи, адреса и имени получателя. Если опись соответствует вложению, то сотрудник почты заверяет акты своей росписью и оттиском календарного штемпеля.
Один экземпляр заверенного акта вкладывается в письмо и письмо запечатывается. Второй экземпляр передается отправителю.
За данную услугу придется заплатить: и за составление акта сверки и за уведомление о получении. Сумма не сильно велика и при желании можно потом потребовать ее компенсировать продавца, которому направляется претензия.

В итоге получится ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении.

Когда адресат заберет письмо, потребитель получит уведомление о получении письма, которое будет служить доказательством, что продавец смог ознакомиться с требованиями.

Есть еще один нюанс, который лучше учесть сразу.

Дело в том, что бланк описи вложения не позволяет вместить в себя большой фрагмент печатного текста, поэтому в описи будет написано только наименование документа, например, «Претензия ООО «Рога и копыта» от Иванова В. И.». Получается, что подтверждения, какие именно требования предъявил потребитель, нет, и на этом может сыграть свою партию продавец. Он же недобросовестный, не забыли.

Для решения этой проблемы можно воспользоваться формой с расширенным полем описи вложения, в которых можно полностью вместить текст претензии. Но шаблонов таких актов на почте не бывает и поэтому его лучше создать самому на компьютере. Например, в программах «Word» или «Excel».

Не секрет, что в современном обществе такой способ обмена информацией как электронная почта, является наиболее оптимальным вариантом. Особенно вышесказанное актуально при реализации договорных отношений. Однако, при решении спорных ситуаций между контрагентами, возникает вопрос о правовой возможности использовать электронный документооборот.

Направление претензии, то есть письменного обращения к контрагенту с требованием о добровольном устранении нарушения права, является необходимым шагом, предшествующим предъявлению иска в суд.

Стоит заметить, что в настоящее время отсутствует законодательный акт, регламентирующий процедуру направления (то есть предъявления) претензии и процесс составления и направления претензии подчиняется сложившейся деловой практике. Как правило, вышеуказанный документ направляется контрагенту заказным письмом с описью о вложении или вручается другой стороне договора лично в руки.

На практике при использование электронной почты для передачи претензии возникают следующие вопросы :
1) возможно ли сведения передаваемые электронной почтой признать в суде доказательством по делу?
2) допустимо ли ссылаться на направленную «электронкой» претензию как на соблюденный досудебный порядок урегулирования спора?

По данному поводу судебная практика не дает нам однозначного ответа.

Первая позиция судов сводится к тому, что суд не признает допустимым доказательством направление претензии в электронном виде (Постановление ФАС Дальневосточного округа от 16.11.2012 N Ф03-5177/2012, Определение Арбитражного суда г. Москвы Дело № А40-84603/15 от 15.10.2015 г.)

Вторая позиция судов состоит в том, что направленная электронной почтой претензия, признается направленной надлежащим образом. (Апелляционное определение Московского городского суда от 18.02.2014 г. по делу № 33-3123, Постановление ФАС Московского округа от 30.12.2009 г. № КА-А40/14587-09 по делу № А40-30589/09-75-132, Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 22 июня 2001 г. № А57-11020/00-25. Решение Арбитражного суда Алтайского края по делу № А03-13114/2010 11.11.2010 года.)

Обобщая существующую арбитражную практику, стоит сделать вывод, что суды больше склоняются к тому, что электронная претензия является допустимым доказательством лишь тогда, когда возможность использования электронного документооборота напрямую предусмотрена в договоре.

Стоит также уточнить, что в договоре, как правило, указываются адреса электронной почты контрагентов, НО отсутствует указание на использование их для направления претензий. При данных обстоятельствах мы рекомендуем
1) представить доказательства того, что по спорным моментам договора ваш оппонент отвечал с указанного адреса,
2) указать на отсутствие возражений оппонента на обмен информацией посредством электронной почты.

Таким образом, если при заключении договора предполагается широкое использование электронной почты, желательно установить открытый перечень документов , которыми стороны могут обмениваться таким способом. В договоре следует предусмотреть возможность претензионного урегулирования споров в порядке электронного документооборота . Избежать сложностей при доказывании допустимости электронной претензии, как доказательства в арбитражном процессе, поможет подписание таких документов электронной подписью.

Избежать сложностей в арбитражном процессе, при доказывании допустимости электронной претензии, поможет подписание направляемых документов электронной подписью .

Коллеги, желаем Вам надежных партнеров и успешных закупок!
Внимательно составляйте договоры!